“Ik dacht dat jij de bonding zou bestellen!” Herkent u die uitspraak in de praktijk? In veel tandartspraktijken is het bestellen van materialen een gezamenlijke, maar ongestructureerde taak. Degene die toevallig ziet dat een product bijna op is, plaatst de bestelling. Of nog erger: er wordt snel een post-it op de balie geplakt in de hoop dat iemand er iets mee doet. Het gevolg: dubbele bestellingen, vergeten materialen, stress en onnodige spoedkosten.
De waarheid is: als iedereen verantwoordelijk is voor de voorraad, is uiteindelijk niemand het echt. Een gebrek aan duidelijke rollen leidt tot chaos in de kasten en onzichtbare kosten die uw rendement drukken. Dit artikel helpt u inzien waarom een vaste voorraadbeheerder essentieel is en laat zien hoe u met intelligent voorraadbeheer en het juiste voorraadbeheersysteem deze onrust definitief de praktijk uit helpt.
Lees verder en ontdek hoe u met duidelijke afspraken en slimme systemen meer ruimte, rust en rendement creëert.
Waarom ‘iedereen bestelt’ een stille kostenpost is
De diagnose: Herkenbare praktijkproblemen
Veel praktijken denken dat het handig is als iedereen bestellingen kan doorgeven. In werkelijkheid zorgt dit voor inefficiëntie en fouten:
- Dubbele of ontbrekende bestellingen: Zonder één centraal aanspreekpunt bestellen twee collega’s onafhankelijk van elkaar hetzelfde product, of denken ze beiden dat de ander het al gedaan heeft.
- Geen overzicht op budget: Als verschillende mensen losse bestellingen plaatsen, verliest u de grip op uw inkoopkosten.
- Rommelige kasten: Iedereen ruimt materialen op zijn eigen manier in. Binnen de kortste keren ligt alles door elkaar en verliest u het overzicht.
- Onnodige spoedkosten: Omdat het overzicht ontbreekt, grijpt u plotseling mis en moeten er dure spoedbestellingen worden gedaan.
Dit zijn de verborgen kosten van een ongestructureerd inkoopproces. Ze kosten de praktijk niet alleen geld, maar ook kostbare behandeltijd.
De oplossing: Een vaste beheerder en een slim systeem
1. Wijs één vaste voorraadbeheerder aan (en een back-up)
De eerste stap naar rust is het aanwijzen van één persoon (bijvoorbeeld een ervaren (preventie)assistent of de praktijkmanager) die hoofdverantwoordelijk is voor het bestellen en inruimen van materialen. Train daarnaast één back-up voor vakanties of ziekte. Zo weet het hele team bij wie ze moeten zijn als er iets bijna op is.
2. Werk met een gestandaardiseerd voorraadbeheersysteem
Een vaste beheerder heeft goed gereedschap nodig. Het inzetten van een professioneel voorraadbeheersysteem maakt het werk niet alleen makkelijker, maar sluit menselijke fouten uit. Plandent biedt twee systemen die het bestelproces stroomlijnen:
PlanOrder: Dit iPad-gebaseerde systeem werkt met QR-codes. Uw voorraadbeheerder scant simpelweg de code op een leeg productvak, en het systeem plaatst automatisch de juiste hoeveelheid in het winkelmandje.
- Geen foute bestellingen of verkeerde artikelnummers meer.
- Altijd overzicht in de actuele bestelstatus.
- Minder tijd kwijt met lijstjes overtypen en administratie.
QuickScan: Een draadloze handscanner waarmee u snel barcodes scant. Ideaal voor praktijken die laagdrempelig willen automatiseren.
- Snel en eenvoudig te integreren.
- De voorraadbeheerder kan letterlijk in de kast staan en de bestelling samenstellen.
3. Zorg voor een logische voorraadkast inrichting
Een voorraadbeheerder kan alleen succesvol zijn als de kasten overzichtelijk zijn. Plandent helpt u uw voorraadkast inrichting te optimaliseren met een FIFO-systeem (First In, First Out). Door gebruik te maken van modulaire ladesystemen, ladekastjes of blauwe bakken in verschillende formaten, krijgt elk product een vaste plek. Dit maakt het voorraad bijhouden visueel en eenvoudig. De beheerder ziet in één oogopslag wat er moet worden bijbesteld.
4. Profiteer van automatisch voorraadbeheer
Om de vaste voorraadbeheerder echt te ontlasten, kunt u met de systemen van Plandent werken met automatisch voorraadbeheer.
- Minimumniveaus: Zodra een bepaald product onder de vastgestelde grens komt, genereert het systeem automatisch een besteladvies.
- Vaste bestelmomenten: De beheerder hoeft het advies alleen nog maar te accorderen op een vast moment in de week. Dit voorkomt dat er dagelijks kleine, dure pakketjes worden verstuurd.
5. Duidelijke afspraken met het team
Een systeem en een beheerder werken alleen als het team meewerkt. Maak de afspraak: de beheerder bestelt, de rest van het team meldt het (of scant de kaart/bak) wanneer zij de laatste verpakking aanbreken.
De voordelen in de praktijk: Wat levert dit op?
Als u het bestelproces centraliseert bij één persoon, met ondersteuning van de juiste systemen, profiteert u van:
- Minder stress en miscommunicatie: Iedereen weet wie verantwoordelijk is.
- Fikse besparing op voorraadkosten: Geen dubbele bestellingen en veel minder verlopen materialen.
- Tijdwinst: De rest van het team kan zich 100% focussen op patiëntenzorg.
- Meer controle: U houdt grip op uw inkoopbudget.
Plandent: Uw partner in praktijkefficiency
Het reorganiseren van wie de bestellingen doet en hoe de kasten zijn ingericht, is een grote stap. Plandent begrijpt dit. Met onze voorraadbeheersystemen (PlanOrder en QuickScan), onze expertise in kastinrichting en ons team van specialisten helpen wij uw voorraadbeheerder om succesvol te zijn.
Benieuwd hoe we dit in uw praktijk kunnen inrichten? Bekijk ons aanbod op de voorraadbeheerpagina of neem contact op met onze specialisten voor een vrijblijvend adviesgesprek.
Veelgestelde vragen over voorraadbeheer
1. Is het niet riskant om maar één persoon verantwoordelijk te maken voor de bestellingen?
Niet als u zorgt voor een goed opgeleide back-up. Doordat u werkt met een gestructureerd systeem (zoals PlanOrder) en een vaste voorraadkast inrichting, kan de back-up de taak naadloos overnemen tijdens ziekte of vakantie, zonder dat er chaos ontstaat.
2. Kost het de voorraadbeheerder niet ontzettend veel tijd?
Zonder systeem: ja. Maar met een barcodescanner of QR-systeem (QuickScan of PlanOrder) verandert een urenlange inventarisatie in een kwestie van minuten. Het systeem doet het denkwerk, de beheerder doet slechts de controle en de goedkeuring.
3. Hoe zorgen we ervoor dat de rest van het team de beheerder goed informeert?
Dit lost u op met inrichting en systematiek. Door te werken met bestelkaartjes achterin een bakje of een ‘scan-mij’ label op het laatste product, weet de assistent direct wat hij of zij moet doen: de kaart in het ‘te bestellen’ bakje leggen, waarna de voorraadbeheerder het wekelijks scant en verwerkt.
4. Wat als onze praktijk te klein is voor een speciale ‘voorraadbeheerder’?
Ook in een kleine praktijk is het essentieel om deze taak expliciet aan één persoon toe te wijzen, ook al is het maar voor 2 uur per week. Juist in kleine teams leiden onduidelijke verantwoordelijkheden snel tot dubbele bestellingen of misgrijpen.
5. Werken deze oplossingen ook als we materialen bij verschillende leveranciers bestellen?
Ja, goed voorraad bijhouden begint bij interne structuur. Hoewel het bestellen en het automatisch voorraadbeheer het soepelst verloopt wanneer u uw kernassortiment bij Plandent onderbrengt, kan een heldere bakkenstructuur met bestelkaarten ook helpen om het overzicht over uw totale voorraad (inclusief externe leveranciers) te bewaren. Onze specialisten adviseren u hier graag in.
