Tandartsen en praktijkhouders geven een aanzienlijk deel van hun omzet uit aan verbruiksmaterialen. Met stijgende prijzen voelen veel praktijken de druk om op deze kosten te besparen. Een veelvoorkomende reflex is de overstap naar goedkopere, kwalitatief mindere alternatieven. Maar is dat echt de enige oplossing? Het korte antwoord is: nee. Door kritisch te kijken naar uw inkoopproces kunt u fors besparen zonder concessies te doen aan de kwaliteit van de zorg die u levert.
De waarheid is: hoge inkoopkosten zitten vaak niet in de prijs van het product zelf, maar in verspilling, inefficiëntie, spoedbestellingen en dubbele voorraden. Dit artikel helpt u deze verborgen budgetlekken te dichten. We laten zien hoe u met slim voorraadbeheer en het juiste voorraadbeheersysteem uw kosten structureel omlaag brengt. Ontdek praktische strategieën die succesvolle praktijken dagelijks inzetten om efficiënter te werken en hun rendement te verhogen.
Lees verder en ontdek hoe u slim bespaart, uw cashflow verbetert en altijd met uw favoriete, hoogwaardige materialen kunt blijven werken.
Waarom uw inkoopkosten vaak onnodig hoog zijn
De diagnose: Herkenbare inkoopproblemen
Veel praktijkhouders staren zich blind op de stukprijs van een composiet of afdrukmateriaal. In werkelijkheid stroomt het geld ergens anders weg:
- Spoedbestellingen met hoge verzendkosten: Omdat het overzicht ontbreekt, grijpt u ineens mis. U moet met spoed bestellen, wat vaak gepaard gaat met extra kosten en het mislopen van staffelkortingen.
- Derving door vervaldatum: Premium materialen zijn duur, en het weggooien ervan omdat de houdbaarheidsdatum is verstreken, is pure kapitaalvernietiging.
- Dubbele bestellingen door chaos: Zonder helder overzicht bestellen verschillende teamleden soms per ongeluk hetzelfde product. Uw geld ligt daardoor onnodig op de plank te verstoffen.
- Verloren zoektijd is verloren geld: De tijd die uw assistenten wekelijks besteden aan het inventariseren en zoeken naar producten in overvolle kasten, had besteed kunnen worden aan patiëntenzorg.
Dit zijn de verborgen kosten in uw inkoopproces. Gelukkig kunt u deze elimineren zonder over te stappen op goedkopere C-merken.
De oplossing: Slim inkopen door een waterdicht systeem
1. Werk met een gestandaardiseerd voorraadbeheersysteem
De eerste en belangrijkste stap om kosten te drukken, is het inzetten van een professioneel voorraadbeheersysteem. Dit structureert uw bestelproces en sluit menselijke fouten uit.
Plandent biedt twee systemen die u hier perfect bij helpen:
PlanOrder: Dit iPad-gebaseerde systeem werkt met slimme QR-codes. Zodra een product bijna op is, scant uw team de code en wordt exact de juiste bestelhoeveelheid in het winkelmandje geplaatst. Voordelen voor uw budget:
- Geen dubbele of foutieve bestellingen meer.
- U bestelt altijd precies wat u nodig heeft, wanneer u het nodig heeft.
- U profiteert makkelijker van efficiënte ordermomenten in plaats van losse, dure spoedorders.
QuickScan: Een handzame, draadloze barcodescanner. Ideaal voor praktijken die snel en doelmatig hun bestellingen willen automatiseren. Voordelen:
- Minder afhankelijk van uitgebreide IT.
- Enorm snel en voorkomt dat producten worden ‘vergeten’ tot het te laat is.
Beide systemen dwingen een werkwijze af waarbij u nooit te veel of te weinig inkoopt.
2. Optimaliseer uw voorraadkast inrichting met het FIFO-principe
FIFO (First In, First Out) is essentieel om te voorkomen dat derving uw inkoopbudget opeet. Wat als eerste binnenkomt, moet als eerste gebruikt worden.
Een goede voorraadkast inrichting is hierbij onmisbaar. Plandent helpt u met efficiënte oplossingen:
Blauwe bakken: Ideaal om op planken te plaatsen. U ziet direct hoeveel er nog is en nieuwe voorraad schuift u eenvoudig achteraan.
Ladekastjes en modulaire systemen: Perfect voor het overzichtelijk bewaren van kleine, dure artikelen zoals endo-files of bonding. Met verstelbare lades en verdelers verspilt u geen ruimte en raakt er nooit meer iets kwijt in een rommelige la.
Met een strakke inrichting gebruikt u altijd eerst de producten met de kortste houdbaarheidsdatum en minimaliseert u de weggooikosten.
3. Bepaal op basis van data de juiste voorraadhoeveelheid
U hoeft geen bulk in te slaan ‘voor de zekerheid’. Bepaal in plaats daarvan uw bestelhoeveelheden op basis van écht verbruik.
- Hoeveel stuks gebruikt u per maand?
- Wat is de levertijd?
- Door het voorraad bijhouden via PlanOrder of QuickScan, bouwt u data op. Blijkt dat u maar 5 flesjes bonding per maand verbruikt? Dan is het zonde van uw werkkapitaal om er 20 op voorraad te leggen. Door strakker in te kopen, houdt u meer geld over voor andere investeringen in de praktijk.
4. Profiteer van automatisch voorraadbeheer
De ultieme manier om inkoopkosten te verlagen is door het instellen van automatisch voorraadbeheer.
Met de systemen van Plandent kunt u minimumniveaus per product instellen. Zakt de voorraad onder dit niveau? Dan krijgt u een melding of kan het systeem het product direct aan uw bestellijst toevoegen. Ook houdt het systeem de expiratiedatums voor u in de gaten. Zo hoeft u niet onnodig veel voorraad te financieren, bent u verlost van spoedbestellingen en gooit u geen dure materialen meer weg.
5. Train uw team in efficiënt bestellen
Een inkoopbesparing valt of staat met uw team. Zorg dat:
- Er een vaste verantwoordelijke is voor de controle van bestellingen.
- Iedereen begrijpt hoe het scannen met PlanOrder of QuickScan werkt.
- Er niet meer ‘buiten het systeem om’ besteld wordt.
De voordelen in de praktijk: Wat levert dit op?
Als u stopt met lukraak inkopen en start met systematisch beheren, merkt u dit direct onderaan de streep:
- Directe daling van de inkoopkosten (tot wel 15%) door het elimineren van verspilling en spoedtarieven.
- Behoud van kwaliteit: U kunt met uw vertrouwde A-merken blijven werken, omdat u het budgetverlies elders hebt gedicht.
- Tijdwinst: Uw team is veel minder tijd kwijt aan het managen van bestellingen.
- Rust in de praktijk: Altijd zekerheid dat de juiste materialen op voorraad zijn voor uw behandelingen.
Plandent: Uw partner in praktijkefficiency
Inkoopkosten verlagen door uw processen te stroomlijnen doet u het beste met een betrouwbare partner. Plandent denkt met u mee.
Met onze voorraadbeheersystemen (PlanOrder en QuickScan), onze modulaire kastinrichtingen en onze ervaren specialisten, helpen we u om grip te krijgen op uw inkoopbudget. Zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van uw zorg.
Benieuwd hoeveel úw praktijk kan besparen? Bekijk ons aanbod op de voorraadbeheerpagina of neem contact op met onze specialisten voor een vrijblijvend adviesgesprek. We rekenen het graag samen met u door.
Veelgestelde vragen over inkoop en voorraadbeheer
1. Bespaar ik echt geld door te investeren in een voorraadbeheersysteem?
Ja. Vaak verdient het systeem zichzelf binnen enkele maanden terug, doordat u geen materialen meer hoeft weg te gooien, dubbele bestellingen voorkomt en uw assistenten aanzienlijk minder kostbare tijd kwijt zijn aan bestellingen plaatsen.
2. Kan ik met PlanOrder en QuickScan ook mijn favoriete A-merken blijven bestellen?
Absoluut. Het systeem beheert hoe en wanneer u bestelt, niet wat u bestelt. U optimaliseert het proces, waardoor u budget overhoudt om te blijven investeren in de hoogste kwaliteit materialen.
3. Werken blauwe bakken ook in mijn bestaande kasten?
Zeker! Onze blauwe bakken en indelingsoplossingen zijn flexibel en kunnen eenvoudig in uw huidige kasten worden geplaatst. Dit is een laagdrempelige manier om direct overzicht te creëren.
4. Is automatisch voorraadbeheer niet te ingewikkeld voor mijn team?
Integendeel. Het neemt juist denkwerk weg. Waar uw team vroeger moest onthouden of opschrijven wat er besteld moest worden, volstaat nu een simpele scan van een QR-code of barcode. Onze experts trainen uw team bovendien uitgebreid bij de implementatie.
5. Hoe lang duurt de overstap naar gestructureerd voorraadbeheer?
Afhankelijk van uw praktijkgrootte en wensen kan een basis inrichting met QuickScan al binnen enkele weken draaien. Een volledige PlanOrder inrichting inclusief optimalisatie van de kasten neemt vaak 4-8 weken in beslag. Wij begeleiden dit proces van A tot Z.
