Hoeveel uur per week is uw team kwijt aan het tellen van doosjes, het controleren van lades en het overtypen van bestellijsten? In veel tandartspraktijken is het wekelijks plaatsen van bestellingen een tijdrovende en foutgevoelige klus. Er wordt met een klembord door de opslag gelopen, of er worden haastig briefjes achtergelaten bij de balie. Het resultaat? Typfouten, verkeerde aantallen, en frustratie wanneer het essentiële materiaal net op blijkt te zijn.
De waarheid is: handmatig bestellen is niet meer van deze tijd. Het kost onnodig veel tijd die beter aan de patiënt besteed had kunnen worden, en het leidt steevast tot menselijke fouten. Dit artikel helpt u dit tijdrovende proces te elimineren en laat zien hoe u met modern voorraadbeheer en het juiste voorraadbeheersysteem de overstap maakt naar scannen. We duiken in de praktische werking van Plandent’s scan-oplossingen en laten zien hoe uw praktijk sneller, foutloos en stressvrij kan bestellen.
Lees verder en ontdek hoe eenvoudig automatisch bestellen kan zijn en hoeveel rust dit op de werkvloer brengt.
Waarom handmatig bestellen een struikelblok is
De diagnose: Tijdverlies en menselijke fouten
Zolang u vertrouwt op pen, papier of het handmatig invoeren van artikelnummers op een website, loopt uw praktijk tegen deze grenzen aan:
- Tijdverlies: Het fysiek tellen van materialen en het handmatig opzoeken van bestelnummers kost uw voorraadbeheerder al snel uren per week.
- Foutgevoeligheid: Een ‘0’ te veel of te weinig intypen is zo gebeurd. Voor u het weet, krijgt u 50 dozen handschoenen in plaats van 5, of bestelt u per ongeluk de verkeerde maat boortjes.
- Geen real-time overzicht: Omdat bestellingen vaak in batches (bijvoorbeeld één keer per week) worden gedaan, is het lastig om accuraat uw voorraad bijhouden. Hierdoor grijpt u soms mis.
- Afhankelijkheid van één persoon: Als alleen de praktijkmanager precies weet welke artikelnummers bij welke leverancier horen, ligt het hele bestelproces stil als deze persoon op vakantie of ziek is.
De oplossing: Automatisch bestellen met een scan-systeem
1. Werk met een intelligente scan-oplossing
De eerste stap naar efficiëntie is het vervangen van de papieren bestellijst door een digitaal voorraadbeheersysteem. Plandent biedt twee geavanceerde scan-oplossingen waarmee bestellen een kwestie van seconden wordt:
PlanOrder (QR-scannen via iPad): Dit systeem werkt met overzichtelijke bestelkaarten voorzien van QR-codes. Via een iPad scant uw team simpelweg de code op de bak of kaart. Het systeem weet direct om welk product het gaat en voegt automatisch de vooraf ingestelde bestelhoeveelheid toe aan uw winkelmandje.
- Ideaal voor het direct scannen bij de kast.
- Volledig digitaal en papierloos werken.
- Altijd direct inzicht in uw digitale winkelmandje.
QuickScan (Draadloze barcodescanner): Geeft u de voorkeur aan een compacte handscanner? Met de QuickScan loopt u door de opslagruimte en ‘bliept’ u de barcodes van de producten die bijna op zijn. Vervolgens sluit u de scanner aan op de computer en wordt de bestellijst direct in uw webshop-account geladen.
- Snel en robuust.
- Geen wifi nodig tijdens het scannen zelf.
- Zeer eenvoudig in gebruik voor het hele team.
2. Koppel scannen aan uw voorraadkast inrichting
Een scan-oplossing werkt pas echt feilloos als uw kasten op orde zijn. Een geoptimaliseerde voorraadkast inrichting is hierbij cruciaal.
Wanneer Plandent u helpt met het inrichten van uw opslag (bijvoorbeeld met overzichtelijke blauwe bakken of modulaire lades), zorgen wij ervoor dat elk vakje voorzien is van de juiste barcode of QR-code. Het label bevat alle nodige informatie: de naam van het product, het artikelnummer, de minimale voorraad en de standaard bestelhoeveelheid. Omdat elk product een vaste, gelabelde plek heeft, is misgrijpen of het verkeerde product scannen vrijwel onmogelijk.
3. Laat het systeem nadenken over de aantallen
Het grootste voordeel van een scan-systeem is dat uw team niet meer hoeft na te denken over bestelhoeveelheden. U bepaalt vooraf, op basis van uw verbruik, wat de optimale bestelgrootte is. Scant uw assistent de QR-code van een composiet? Dan vult het systeem automatisch in dat er bijvoorbeeld 3 spuitjes besteld moeten worden. Dit voorkomt extreme overvoorraad en houdt uw budget gezond.
4. De ultieme stap: Automatisch voorraadbeheer
Met PlanOrder kunt u de stap maken naar écht automatisch voorraadbeheer. U kunt de instellingen zo configureren dat gescande artikelen direct en automatisch worden doorgezet als definitieve bestelling, zonder dat iemand de bestellijst nog handmatig op een computer hoeft goed te keuren. Zakt een product onder het minimumniveau en scant u het label? Dan regelt het systeem de rest. Dit neemt de maximale mentale last weg bij uw medewerkers.
5. Iedereen kan bestellen
Door de eenvoud van een scan-oplossing bent u niet meer afhankelijk van die ene medewerker met het ‘bestel-hoofd’. Als een assistent ziet dat de laatste verpakking speekselzuigers wordt aangebroken, hoeft deze alleen maar de code te scannen. Het systeem borgt dat het juiste product en het juiste aantal wordt genoteerd. Iedereen in de praktijk kan het, na een instructie van slechts enkele minuten.
De voordelen in de praktijk: Wat levert dit op?
Als u overstapt op een scan-oplossing, profiteert u direct van:
- Enorme tijdsbesparing: Het bestelproces gaat van uren naar minuten.
- Nul bestelfouten: Geen verkeerde artikelnummers of typfouten meer in aantallen.
- Minder afhankelijkheid: Het bestelproces is geborgd in het systeem, niet in het hoofd van één persoon.
- Optimale voorraadniveaus: U bestelt precies wat u nodig heeft, wanneer u het nodig heeft.
- Rust in het team: De frustratie van het zoeken naar artikelnummers of balen van vergeten bestellingen verdwijnt volledig.
Plandent: Uw partner in praktijkefficiency
De overstap naar een scan-systeem klinkt misschien technisch, maar wij maken het u gemakkelijk. Plandent levert niet alleen de apparatuur, wij zorgen voor de volledige integratie in uw praktijk.
Met onze geavanceerde voorraadbeheersystemen (PlanOrder en QuickScan), onze expertise in kastinrichting en ons team van specialisten, implementeren wij een oplossing die direct werkt. Wij printen de labels, richten uw kasten in, stellen de software in en trainen uw team.
Benieuwd hoeveel tijd een scan-oplossing u kan besparen? Bekijk ons aanbod op de voorraadbeheerpagina of neem contact op met onze specialisten voor een vrijblijvend adviesgesprek. We demonstreren graag hoe scannen in de praktijk werkt.
Veelgestelde vragen over scan-oplossingen
1. Is het moeilijk om met een scan-systeem te leren werken?
Absoluut niet. Zowel QuickScan als PlanOrder zijn ontworpen met gebruiksvriendelijkheid als prioriteit. Als u een barcode in de supermarkt kunt scannen, kunt u ook met onze systemen overweg. De meeste praktijkmedewerkers hebben het na één keer voordoen al onder de knie.
2. Moeten al onze bestaande kasten vervangen worden voor deze oplossing?
Nee, dat is zelden nodig. We kunnen onze barcodes, QR-codes en blauwe bakken vrijwel altijd integreren in uw huidige kasten. Onze specialisten kijken naar uw bestaande opslag en optimaliseren de indeling, zodat het naadloos samenwerkt met het scan-systeem.
3. Werkt de scanner of iPad ook als de internetverbinding in de opslagruimte slecht is?
Voor de QuickScan (de handscanner) heeft u helemaal geen wifi nodig tijdens het scannen; hij slaat de gescande codes lokaal op. Zodra u hem aan de computer koppelt, verstuurt hij de data. PlanOrder werkt met een iPad en heeft idealiter wel wifi nodig, maar kan indien nodig ook offline scannen en synchroniseren zodra er weer verbinding is.
4. Kan ik nog wel handmatig ingrijpen als het systeem automatisch aantallen invult?
Ja, u behoudt altijd de controle. Voordat de bestelling definitief de deur uitgaat, kunt u in uw winkelmandje het voorgestelde aantal altijd naar boven of beneden aanpassen, of artikelen toevoegen en verwijderen. Het systeem geeft u een perfecte voorzet, maar u blijft de baas.
5. Hoe lang duurt de overstap van handmatig bestellen naar scannen?
De implementatie is verrassend snel. Een QuickScan-oplossing kunnen we vaak al binnen enkele weken operationeel hebben. Bij PlanOrder, inclusief het volledig opnieuw labelen en inrichten van uw kasten, duurt het traject meestal 4 tot 8 weken. Wij begeleiden u intensief zodat uw dagelijkse praktijkvoering gewoon door kan draaien.
